MORE ERP für Verbände

Ein Verwaltungssystem für Verbände

Geschichte und Grundlagen

Die Basis des MORE Profile Programmsystems entstand aus den hohen Anforderungen an die Qualität der Adressverwaltung bei Sportgroßveranstaltungen und in den Verbänden. Da keine Lösung auf dem Markt verfügbar war, die die Anforderungen erfüllte, wurde von MORE Projects auf der Basis innovativer Konzepte eine passende Lösung, anfänglich für die Adressverwaltung, entwickelt. Mit der Zeit und mit zusätzlichen Anforderungen aus den Verbänden hat sich MORE Profile zu einem kompletten und vollständig integrierten Verwaltungssystem entwickelt, dass praktisch alle Bereiche der Tätigkeiten in Verbänden abdeckt.

Aus unseren Erfahrungen im Verbandsbereich war früh klar, dass die Software flexibel und erweiterbar sein musste, und dies bei möglichst geringem Ressourceneinsatz und niedrigen Anforderungen an den Betrieb. MORE Projects entwickelte zu diesem Zweck eine neuartige Datenbankbasis, die sich bis heute bewährt hat. Ähnliche Architekturen sind heutzutage unter dem Begriff noSQl-Datenbanken vor allem bei den großen Web-Portalen im Einsatz.

Um die Bedienung einer großen Anzahl von Funktionalitäten ohne einen großen Schulungsaufwand möglich zu machen, wurde ein einheitliches Konzept für die Oberfläche entwickelt. Das ursprünglich nur als WIndows-Client konzipierte Programm wurde später um Weboberflächen für spezielle Bereiche erweitert.

Die Adressverwaltung als Basis

Bei vielen Systemen sind tatsächlich die Adressen und vielleicht noch einige Telefonnummern die Basis, die dann um eine große und unhandliche Anzahl von Feldern erweitert wird. MORE Profile geht einen anderen Weg, der unter anderem aus den hohen Anforderungen an die Flexibilität und an die Individualität der Verwaltung entstanden ist.

Basis aller Strukturen sind Objekte, die ihren Gegenparts in der realen Welt entsprechen und deren Eigenschaften möglichst realitätsnah abbilden. Beispiele für diese Objekte sind z.B. Personen, Institutionen, Verbände, Hotels und anderes.

Um die Kommunikation auf eine effektive Weise zu unterstützen, sind jedem Objekt Kommunikationskanäle oder -kontexte (s.u.) zugeordnet.

Diese Kanäle haben einige Eigenschaften, die eine intelligente und effektive Benutzung erlauben:

die Kanäle haben verschiedene Typen wie Postadresse, Telefon, Fax, E-Mail aber auch Bankkonten etc. und enthalten die damit verbundenen Eigenschaften
jedes Objekt kann beliebig viele Kanäle mit verschiedenen Namen haben
jeder Kanal hat eine zeitliche Gültigkeit
Objekte können Kanäle anderer Objekte mitbenutzen (z.B. Mitarbeiter nutzt Firmenadresse)
Im Rahmen von Zugehörigkeiten zu Gruppen (Gremien, Arbeitskreisen, Seminaren,...) können spezielle Kanäle gewählt werden (daher die Bezeichnung Kontexte)
Die Kanäle können mit externen Datenbanken verbunden sein und mit diesen automatisch synchronisiert werden.

Mit diesen Grundprinzipien lassen sich praktisch alle Szenarien abbilden und automatisch behandeln, die in der Verwaltung vorkommen. Einige Beispiele (aus realen Situationen):

Bei einem Großereignis war der Bundeskanzler auf verschiedene Arten eingebunden.
1. Im Präsidium war er als Offizieller vertreten mit
Dr. Harald Kühl
Dienstadresse

Sehr geehrter Herr Kühl,

2. Bei der Eröffnungsveranstaltung als Redner bekam er die Einladung ganz offiziell - ,
An den Kanzler der Bundesrepublik Deutschland,
Dr. Harald Kühl,
Dienstadresse

Sehr geehrter Herr Bundeskanzler,

3. Im Freundeskreis der politischen Bocciaspieler wird er geduzt, also die Einladung an
Harald Kühl ,
Heimadresse

Lieber Harald
Um dies abzubilden, braucht es nur drei Adress-Kanäle (offiziell, Kanzler, privat). Sowohl die Anrede in der Adresse als auch für den Brief sind individuell änderbar. Im Standardfall werden diese automatisch generiert. Der Kanzler benutzt die Adresse des Kanzleramtes mit (Bis auf die Anreden). Wenn das Amt von Bonn nach Berlin umzieht, wird nur die Adresse des Kanzleramtes geändert, alle Mitarbeiter erhalten dann automatisch die neue offizielle Adresse.
Da die Adressen mit zeitlicher Gültigkeit versehen sind, können die Änderungshistorien aufgezeichnet und nachverfolgt werden. Standardmäßig führen Adressänderung zum anlegen eines neuen Kanals mit gleichem Namen aber anderer Gültigkeit. Da die Objekte ihre Kanäle intelligent nutzen, erzeugt dies keinen Aufwand beim Gebrauch der Adressen. Die „richtige“ wird automatisch gewählt.
Die Einladung für eine Sitzung des AK-Boccia wird versandt. Eigentlich soll sie per E-Mail rausgehen. Zwei der zehn alten Herren haben keine Mail-Adresse. Die Versandeinstellungen des „Serienbriefs“ erkennen dies, schicken an alle mit E-Mail eine Mail mit der Einladung als PDF, für die beiden anderen wird der Brief auf Papier gedruckt. Der Versand des Papiers muss manuell geschehen.
Ein Verband hat verschiedene Landesverbände. Die Einzelverbände haben einen Bestand an Adressen, die sie sowohl wegen der Qualität der Daten als auch wegen der Vertraulichkeit nicht unbedingt mit anderen teilen wollen. Einen großen Teil von zentral gepflegten Adressen wollen sie aber schon gemeinsam nutzen. Diese Daten liegen in einer oder mehreren zentralen Datenbanken. Der MORE Profile Synchronsiation-Server kann die zentralen Daten intelligent und individuell steuerbar auf die „Satelliten-“Datenbanken verteilen und Änderungen austauschen. Die Integrität der unbeteiligten oder zu schützenden Daten ist dabei komplett gewährleistet. Die größte Installation verwaltet so etwa 1,5 Millionen Personen in der zentralen Datenbank und jeweils zwischen 10000 und 150000 Personen in den dezentralen Datenbanken.

Alle diese Dinge lassen sich mit dem Einsatz von MORE Profile mit vergleichbar geringem und ökonomisch vertretbarem Aufwand lösen.

Aber um diesen Kern herum kann MORE Profile noch einiges mehr........

Funktionalität und Erweiterungsmodule

Grundstrukturen

Die Funktionalität von MORE Profile basiert auf Objekten (s.o.), die untereinander verknüpft sind. Die Verknüpfungen sind meistens hierarchisch (Verband enthält Arbeitskreise, der Arbeitskreis enthält Personen). Die Verknüpfungen sind aber in allen Richtungen möglich. Alle Verknüpfungen sind mit Gültigkeitszeiträumen (oder auch komplexeren Zeitabhängigkeiten), einer „Funktion“ und einem (Adress-)Kontext versehen.

Damit lassen sich z.B. Gremien mit ihrer Historie sauber abbilden bei gleichzeitig einfacher Benutzung: AK-Boccia

Karl Meier, 1.1.1973-17.2.1984, Funktion Vorsitzender, Privat-Adresse
Kurt Müller, 1.3.1984-.. Funktion Vorsitzender
Konrad Bebelhauer, 1.7.1964-... Adresse Altenheim

Sollen die Teilnehmer des AK-Boccia erreicht werden, genügt es, das Objekt AK-Boccia mit einem entsprechenden Formular für das Anschreiben zusammenzubringen. Die internen Mechanismen sorgen dafür, das nur die aktuellen Mitglieder und z.B. auf keinen Fall Verstorbene angeschrieben werden. Für spezielle Listen ist es natürlich möglich, auch alle Mitglieder auszugeben.

Verbindungen können mit Zusatzwerten versehen werden, spezifisch für eine Einordnung. Wenn die Herren also zum Schlittschuhlaufen gehen wollen, wird eine Gruppe angelegt („Vorbestellung Schlittschuhlaufen“), in der die Teilnehmer mit Zusatzwerten für Schuhgröße (Schlittschuh) und Anzahl der gewünschten Schnäpse eingetragen werden.

Mit Hilfe dieser Mechanismen lassen sich eine große Anzahl von Aufgabenstellungen lösen, und zwar vollkommen integriert im System ohne Doppelerfassungen wie bei der üblichen Excel-Methode. Textverarbeitung und mehr

Eine wesentliche Aufgabe von MORE Profile ist Generierung von Dokumenten. Dies geht von einfachen Serienbriefen bis zu komplexen Dokumenten für Veröffentlichungen. Alle Funktionen sind komplett im Programm integriert. Durch die „Eigenintelligenz“ der Objekte sind selbst komplizierte Dokumente mit hohen Anforderungen an Form und Inhalt mit vertretbarem Aufwand zu erstellen. Jedes Objekt kann auf eine Vielzahl von Begriffsabfragen antworten, die weit über die direkt gespeicherten Daten hinausgehen. So kann z.B. im einfachen Fall eine Person ihr Alter (zu einem bestimmten Zeitpunkt) ausgeben, im komplizierteren Fall ein Rechnungsobjekt, die für die Ausgabe der Rechnung notwendigen Daten. Natürlich lassen sich auch Tabellen und Listen von Unterstrukturen beliebig geschachtelt in Dokumente einfügen und ausgeben, so dass auch komplexe Dokumente mit vertretbarem Schulungsaufwand zu erstellen sind, und natürlich hilft der Support sonst weiter.

Um den Kern der Dokumentenerzeugung gruppiert gibt es Module, die Veröffentlichungen mit Versionierung und den Transport und Update der Dokumente z.B. auf Websites unterstützen.

Maßnahmen und Kongresse

MORE Profile verfügt über eine Maßnahmenverwaltung, die durch ihre hohe Flexibilität und Konfigurierbarkeit die Abwicklung von Maßnahmenprogrammen und Kongressen von der Planung bis zur finanziellen Abwicklung erlaubt.

Für jede Maßnahme lassen sich komplexe Kostenschemen, Sätze von Dokumenten, Unterbringungsoptionen und zu erfassende Zusatzdaten festlegen. Die Kostenschemen greifen auf Anmeldedaten (und auch die Zusatzdaten) zu und können damit auch Sondersituationen einwandfrei abbilden. Das System erzeugt automatisch Rechnungen (als Objekte) und die passenden Dokumente (Anmeldebestätigung, Rechnung, etc..).

Selbstverständlich gibt es eine Unterstützung von Vorlagen für die Maßnahmen, so dass der Konfigurationsaufwand auf das nötige Minimum beschränkt ist, auf der anderen Seite aber individuelle Variationen immer möglich sind Alle relevanten finanziellen Vorgänge werden auf internen Konten verbucht, so das eine saubere Übernahme der Daten in Finanzbuchhaltungen möglich ist. In der jetzigen Version ist eine halbautomatische Anmeldung über Web-Formulare möglich, in naher Zukunft wird auch ein automatisches „live“ Anmelden über das Internet möglich sein. Verkauf und Rechnungserstellung Ein Shop-Modul erlaubt den „Verkauf“ von Waren, seien sie realer Natur wie Bücher oder andere Materialien, aber auch virtuelle Güter wie Gebühren und Mitgliedsbeiträge. Rechnungsstellungen und Buchungen mit Übergang zu Finanzbuchhaltungen sind integriert. Ein spezielles Modul erlaubt den Verkauf von Tickets einschliesslich der Platzvergabe mit Sitzplänen.

Individuelle Zusatzmodule

Basierend auf den Grundmodulen können mit niedrigem Aufwand fachspezifische Zusatzmodule erstellt werden. Es existieren z.Z. schon eine Vielzahl von Bausteinen im Bereich der Sportverbände wie Vereinsverwaltungen und spezielle Planungs- und Abwicklungsprozesse für (Reit-)Turniere, Pass- und Lizenzverwaltung und Kader. Diese Zusätze sind alle vollständig in die Basis integriert, werden über eine einheitliche Schnittstelle bedient und können die selben Mechanismen für Organisation und Ausgaben nutzen wie die Basis-Objekte, die natürlich auch als Bausteine für die Zusätze dienen.

Über Adapter kann auf verschiedene Weise auf externe Daten zugegriffen werden. Diese Adapter können auf Basis von Standardimplementierungen individuell erstellt werden.

Zusammenfassung

MORE Profile liefert die Werkzeuge, um basierend auf einer soliden Verwaltung von Personen, Institutionen und Strukturen mit flexiblen Kommunikationskontexten alle Verwaltungsaufgaben ökonomisch und vor allem mit hoher Qualität zu erledigen. Durch den Einsatz der verschiedenen Module lassen sich auch erweiterte Aufgaben wie die Organisation von Seminaren und Kongressen integriert in das Gesamtsystem erledigen.

Die Erzeugung und der effektive Versand von einfachen, aber auch komplexen Dokumenten erhöht die Effektivität der Arbeit mit dem System und setzt Kapazitäten frei, die zur qualitativen Verbesserung des Services genutzt werden können. Der Synchronisationsserver kann ein sicheres und konfigurierbares Netzwerk zum Austausch mit zentralen Datenbanken aufspannen, das einerseits genug Freiheit und Abgeschlossenheit für die dezentralen Organisationen zur Verfügung stellt, andererseits aber eine effektive Nutzung gemeinsamer Datenbestände zulässt.

ERP für Verbände: MORE Profile V5 Kurze Zusammenfassung (PDF)